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Como preparar o seu escritório para a era digital

Como preparar o seu escritório para a era digital

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No início de 1800, um maquinista de uma locomotiva a vapor rebolaria no chão às gargalhadas se lhe falassem de bloggers, youtubers ou lojas online. Mas o certo é que hoje, as atividades nascidas na era digital são uma realidade e levam-nos a pensar que apenas uma coisa temos como certa: a mudança. E para a acompanhar, Caro Sr. Empresário, há que alinhar as suas qualificações com os novos ritmos. E se tem de começar por algum lado… por que não na montagem ou renovação do escritório?

A nível de revoluções industriais, foi a máquina a vapor a dar o mote, no final do século XVII. Na época parecia uma tecnologia de ponta insuperável. Hoje faz-nos esboçar um sorriso condescendente porque agora são os processos automatizados e a robótica a dar início a mais uma revolução digital que se prepara para transformar a forma como vivemos e trabalhamos. Como sempre, alguns postos de trabalho vão desaparecer, outros vão crescer e entre ambos serão geradas ainda novas atividades profissionais.

A chamada 4ª Revolução Industrial ou Indústria 4.0 (Internet das Coisas) já está a alterar modelos de negócio e processos em todos os setores da economia. Por exemplo, estima-se que em 2020 mais de 50% da população mundial terá acesso à Internet a partir de dispositivos móveis, para pesquisar, jogar, interagir, mas também – e cada vez mais – para trabalhar. Ora, os empresários portugueses terão de se esforçar por conhecer melhor as potencialidades do digital para responder aos desafios que os avanços tecnológicos impõem.

O processo é irreversível: as atividades de trabalho serão ainda mais tecnológicas e digitais. Cada vez menos é preciso estar no escritório para trabalhar, até porque os arquivos já estão na “nuvem”. De qualquer parte se pode receber e enviar emails, redigir um relatório, dar saída de uma encomenda… Mas (alto e para o baile!) como não se prevê que os escritórios físicos desapareçam, há que começar por os transformar em lugares aprazíveis e preparados para fazer parte efetiva da 4ª Revolução Industrial.

É hora de rentabilizar processos de trabalho, entrar no meio online rápida e facilmente, num ambiente acolhedor, ergonómico e principalmente bem equipado a nível eletrónico e de gadgets. É hora de mudar o escritório!

Dicas a ter em conta para montar ou renovar o seu escritório

Três vivas para si que vai abrir uma empresa ou renovar um escritório! O negócio merece o seu empenho e os seus colaboradores agradecem a atenção. É claro que já fez as contas e percebeu que todos passarão no mínimo cerca de 40 horas por semana no escritório, não é verdade? São muitas horas… tantas que se torna importante – mesmo urgente – fazer desse espaço um local simpático e acolhedor, mas também um sítio que promova a produtividade e esteja na vanguarda das novas tecnologias de forma a acelerar e melhorar as atividades profissionais.

Podemos ajudar? Ótimo! Siga a lista com algumas dicas que o podem auxiliar a equipar e decorar um escritório e faça dos seus funcionários, colaboradores exemplares. Homens e mulheres felizes no seu local de trabalho e, por consequência, mais produtivos.

Mobiliário

Independentemente do seu tipo de negócio há sempre margem para brincar com os estilos e com as cores no que toca a mobiliário. Por exemplo, pode optar por móveis que possuam a cor da empresa (se o seu logo é azul, as secretárias ou as cadeiras podem ser azuis). Também os materiais podem variar de acordo com o seu gosto pessoal, mas há duas regras que deve seguir sempre: comodidade e funcionalidade. É muito importante que os móveis sejam adequados ao trabalho, independentemente das peças que vai adquirir ou renovar no seu escritório, e que passamos a enumerar…

Mesas. Como as pessoas não trabalham sentadas no chão, é importante começar por pensar nas mesas. Aqui a dica é simples: quanto maiores, melhor, porque as mesas ou secretárias devem ter espaço suficiente para um computador, monitor, rato, teclado, telefone e ainda deve sobrar espaço para alguma papelada.

Cadeiras. E porque os seus colaboradores não vão trabalhar de pé, a seguir às mesas – ou em simultâneo – deve pensar nas cadeiras que vai adquirir. Aqui a regra tem mais um pormenor ou dois: as cadeiras devem ser confortáveis e ajustáveis. Trabalhar num escritório e ficar sentado por muito tempo pode causar problemas de saúde, como dor de cabeça, dores nas costas, no pescoço e uma postura errada. Se for necessário economizar, que seja com outros móveis! Deve adquirir cadeiras giratórias e ergonómicas, ajustáveis às necessidades dos colaboradores que não têm todos a mesma estatura física, e de preferência com braços, estofadas em couro e com base em madeira. E depois peça aos seus colaboradores que ajustem as cadeiras, ou seja, que as coloquem numa altura que permita que os seus pés estejam apoiados firmemente no chão ou num descanso para pés, posicionando o antebraço em posição paralela ao chão na hora de escrever ao computador e colocando o monitor de uma forma em que os olhos consigam ver todo o ecrã sem movimentos bruscos da cabeça.

Arquivos, estantes e armários

 É importante ter um lugar conveniente para guardar e mostrar os seus materiais por isso deve investir em arquivos com bastante espaço para dossiês, papéis, brochuras e demais material, porque por muito que a tecnologia evolua, é natural que continue a imprimir e a guardar documentos. E é natural também que continue a investir em livros, para os quais, já agora, deve ter uma estante (onde se poderão colocar também objetos de decoração). Não se esqueça de alguns armários com porta. Dão sempre jeito. Veja no site da Staples as várias opções de mobiliário.

Mobiliário auxiliar 

Seguramente que será necessário investir num aparador, numa mesa de reuniões, maples e algumas prateleiras. Se possível, opte por longas mesas de carvalho ou outra material nobre que dará um toque de elegância e será também funcional e mais resistente e durável, o que vai evitar renovações constantes.

Material de escritório 

Não compre três canetas e um rolo de fita-cola na papelaria da esquina. Se sabe que vai precisar de material de escritório, procure fazer uma encomenda anual que será sempre mais compensatória. Existem inúmeras empresas de brindes que o podem auxiliar nas suas compras por atacado, pois suprem todas as suas necessidades a nível de material de escritório e ainda lhe facilitam a vida porque vendem através da Internet a preços muito competitivos. De entre o material que vai precisar, podemos desde já, listar o seguinte:

Esferográficas, canetas, lápis, lapiseiras, marcadores, clips, molas, rolos de fita adesiva, cola, borrachas, afias, cadernos, papel, pastas, réguas, estojos, tapetes de rato, porta canetas, agendas, calendários…

Informática: Desktops, portáteis, monitores, tablets, teclados, impressoras

Longe vão os tempos da caneta e papel, da máquina de escrever e do estafeta que fazia várias viagens por dia entre o escritório e os CTT, não é verdade? É claro que não lhe estamos a pedir que deite fora os blocos de notas nem as calculadoras de secretária que acabou de encomendar, mas também não podemos deixar de elogiar os facilitismos ou automatismos das novas tecnologias versus a redundância dos processos mecânicos.

Atualmente as máquinas podem – e devem! – ajudar processando o máximo de dados no mínimo de tempo possível e exibindo os seus resultados de forma acessível. Trata-se de uma facilidade com a qual todo tipo de empresa precisa de contar. Incluindo a sua! Deste modo, hoje em dia qualquer escritório deve estar informatizado e munido de computadores. Se vai adquirir modelos mais leves ou mais compactos, desktops, portáteis ou tablets, isso depende das suas necessidades, da especificidade do negócio e até das preferências dos seus colaboradores, mas uma coisa é certa: deve investir em máquinas com processadores rápidos e boa capacidade de memória e verificar se os teclados são ergonómicos e os monitores suficientemente grandes para aliviarem o trabalho de quem passa 8 horas por dia a olhar para eles.

Por outro lado, se tem ou conta ter colaboradores que podem precisar de trabalhar a partir de casa, não seja sovina e adquira alguns portáteis. A par, verifique quais os programas de que cada máquina vai necessitar, deste software de faturação a programas de edição de texto e imagem. Não se esqueça que certos programas possuem versões para smartphones e tablets, sendo possível trabalhar com os seus dados de qualquer lugar.

Em relação às impressoras, se ainda não tem uma, provavelmente a melhor opção é partir diretamente para uma impressora multifuncional, que além de imprimir com qualidade, serve também como scanner e fotocopiadora.

 

Comunicações: telefones, smartphones e Internet

Ainda não é desta que se vai livrar de um telefone fixo. Ter um número de telefone exclusivo para o seu escritório é essencial, a questão é que tipo de aparelho comprar na hora de montar ou renovar o material de comunicação da sua empresa. Alguns modelos têm características específicas que facilitam o dia-a-dia dos seus colaboradores, a escolha vai depender das características do seu escritório, mas existem opções muito interessantes, fabricadas precisamente para aumentar a produtividade do seu negócio: sem fios, com ecrã, marcação rápida, alta voz, identificador de chamadas, etc…

Além do telefone fixo, convém investir em alguns smartphones com as últimas inovações multimédia e de comunicação e, claro, acesso à Internet que vai facilitar muito o trabalho dos seus colaboradores, particularmente quando estão fora do escritório.

Independentemente destas formas de comunicação, o seu escritório só estará preparado para participar na 4ª revolução digital se tiver uma ligação à Internet de qualidade (seja ADSL ou fibra). Escolha com atenção o seu fornecedor, assegure-se de que lhe instala uma ligação de acordo com as suas necessidades e não se esqueça de garantir a assistência ao seu parque informático e proteger os seus equipamentos contra ameaças, roubos e vírus.

Material de electrónica

E agora faltam as pens, discos rígidos, adaptadores, extensões, cartões de memória, colunas de som, auriculares, máquinas fotográficas, suportes e carregadores para telemóveis, ratos, web cam’s… e demais material de eletrónica que possa vir a necessitar. Esta encomenda, ressalvamos, também pode ser feita com toda a comodidade a uma empresa de brindes publicitários, inclusive a mesma a quem vai adjudicar o material de escritório.

Iluminação

A luz natural é deveras importante e ainda por cima não tem custos! O sol faz bem e ajuda os colaboradores a manterem-se despertos, o que faz com que as atividades no escritório sejam mais produtivas. Porém, muito provavelmente a luz natural não será suficiente para iluminar o espaço (além de que há a possibilidade de não conseguir colocar os postos de trabalho perto das janelas) e por isso tem de investir numa boa iluminação, equilibrando a luz natural com a luz artificial (consulte a legislação a respeito). Além de luzes no teto e/ou paredes, coloque focos de iluminação em todas as mesas. Uma ideia interessante, moderna, funcional e bem em conta é adquirir não candeeiros de secretária, mas sim lâmpadas portáteis USB que se ligam aos computadores e podem incidir diretamente (e apenas) sobre o teclado. O site do Leroy Merlin poderá ser uma boa opção a sua pesquisa online.

Decoração

A decoração do escritório deve variar de acordo com a identidade da sua marca, produto ou serviço. Pode ir do clássico ao inovador, dependendo do que a sua empresa queira transmitir dentro do seu escritório tanto para os trabalhadores quanto para os clientes e outros visitantes. É importante que a identidade seja bem definida. Jovem ou tradicional. Alegre ou séria. Descontraída ou formal… Por exemplo, se for um escritório de advogados ou a sala da administração de uma empresa, pode e deve passar a imagem de ordem e profissionalismo. Mas se for o escritório de designers, por exemplo, ou a sala do departamento de marketing, pode optar por uma imagem mais colorida e criativa.

Cores

As cores neutras, como o branco, bege ou cinza são boas opções para um ambiente mais sério e profissional, enquanto as cores claras e brilhantes ficam melhor noutros ambientes, como escolas ou estúdios de arte.

Peças de decoração 

Selecione quadros ou fotos com molduras bonitas para pendurar nas paredes do escritório, além dos seus diplomas e certificados. É dos poucos recursos que tem para personalizar o espaço. Pense em peças bonitas e úteis para colocar nas mesas ou no aparador, como um relógio, um suporte para cartões, um porta-canetas e molduras para fotos da equipa de trabalho. Também pode usar papel de parede para decorar a sala ou pendurar cortinas nas janelas ou estores funcionais e atrativos que surtam bom efeito em parceria com uma parede lisa. Procure um quadro de avisos ou um quadro branco, pois dão sempre jeito para pequenos recados e para fazer breves apontamentos durante as reuniões. E por último, se quer que os seus colaboradores se sintam bem e vistam a camisola da empresa, nada melhor do que permitir que eles coloquem objetos pessoais sobre as suas mesas: uma foto de família, um desenho de uma criança, a caneca favorita ou outro objeto de estima e inspiração. Além de enfeitarem o local, estes pertences deixam as pessoas mais à vontade e felizes. Logo, mais produtivas!

Plantas

Algumas pesquisas revelam que as plantas além de serem a decoração perfeita, são agradáveis aos olhos e deixam as pessoas mais produtivas, além de que ajudam e limpar o ar, retirando as emissões tóxicas. Mas tenha cuidado ao escolher plantas para seu escritório. Verifique primeiro a quantidade necessária de luz natural antes de comprar as plantas: se o seu escritório não receber muita luz do sol, escolha uma planta que se mantenha saudável com a luz artificial, como o bambu ou encomende plantas artificiais. Estão muito na moda, embelezam tal como as plantas naturais e prescindem de cuidados!

Divisórias

Se vai ter de criar espaços de trabalho separados com divisórias, tente que passem despercebidos, como uma espécie de elemento neutro no escritório. As divisórias não devem parecer opressoras nem labirínticas. Tem muitas opções no mercado quando se trata de escolher as divisórias de escritório. Selecione a mais adequada ao seu espaço: divisórias maiores, do chão ao teto, se preferir dar uma ideia de permanência e não se incomodar com a obstrução da vista ou mais pequenas, se quiser dar a ideia de maior abertura e mobilidade. Ou uma mistura de ambas.

Taça com rebuçados

Esta última dica começa com uma sugestão – em jeito de mimo – da nossa parte, uma taça com rebuçados e chocolates, mas o resto dos “acessórios” ficam por conta do seu bom senso e criatividade, pois há inúmeras formas de mimar os seus colaboradores: da disponibilização de fruta e iogurtes a meio da manhã à aula de ginástica ao final da tarde.

Mas os rebuçados cabem no orçamento de qualquer negócio, não é verdade? É só escolher os sabores e colocar o logotipo da sua empresa no papel. Ele vai direitinho ao lixo, é verdade, mas a ideia fica lá. E o rebuçado também fica, pelo menos por uns minutos, a adoçar a boca dos seus colaboradores, parceiros, clientes, fornecedores…

Afinal, preparar o seu escritório para o digital implica também suprir estas necessidades, pois por muito que a tecnologia evolua, por muitos doces que possa encomendar online, é certo e sabido que ninguém vai esticar o braço do lado de lá do ecrã e oferecer-lhe um rebuçado. Essa é que é essa.

 

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Blog Mário Caetano

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