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Guia prático e fácil para assinaturas eletrónicas

Guia prático e fácil para assinaturas eletrónicas

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A assinatura de documentos e acordos tem sido tradicionalmente um processo manual. Apesar de a tecnologia das assinaturas digitais já existirem há algum tempo, foi sem dúvida nestes dois últimos anos que receberam mais atenção por parte das empresas. Hoje trazemos um artigo que explica tudo o que precisa saber sobre esta tecnologia. Comece já a utilizá-la e colha frutos na produtividade e lucro no seu trabalho.

O que é uma assinatura eletrónica?

Uma assinatura eletrônica refere-se a qualquer método eletrónico de identificar uma pessoa. No dia-a-dia, este termo é mais utilizado para se referir à reprodução ou digitalização de uma assinatura/ rubrica. Pode ser utilizado quando precisa de assinar num dispositivo móvel para confirmar que recebeu uma encomenda, ou quando recebe uma notificação por e-mail pedindo que assine um contrato ou um documento.

Por que devo obter uma assinatura eletrónica?

Existem muitos motivos pelos quais assinar documentos online está se tornando popular.

Em primeiro lugar, é mais fácil partilhar e armazenar informações. Ao receber um documento para assinar, em vez de imprimi-lo, enviar por correio e digitalizá-lo, você só tem que partilhá-lo com a outra pessoa por e-mail. Em segundo lugar, é mais conveniente de assinar, pois pode ser feito a qualquer hora e em qualquer lugar.

Se tiver clientes espalhados pelo mundo, é possível agora pedir a assinatura e recebê-la em poucos dias ou até horas. Com o tempo de assinatura e revisão de contratos diminuídos, você e a sua empresa podem se concentrar em mais negócios. Por último, é um processo mais seguro.

Por um lado, porque apenas as pessoas envolvidas na negociação têm acesso ao link em que se encontra o contrato a ser assinado digitalmente, evitando o vazamento de informações sigilosas. Por outro lado, é possível criar um certificado digital assim que assina um documento eletronicamente. Este certificado autentifica a assinatura e evita fraudes.

Como obter uma assinatura eletrónica

Assinar documentos online é bastante simples. Primeiro faça o upload do documento que deseja assinar. Depois, pode criar sua assinatura desenhando-a com o rato ou fazendo o upload da mesma. Se for necessário, pode pedir a assinatura de outras pessoas. Os outros signatários receberam um e-mail, notificando-os da necessidade da assinatura deles num certo documento. Normalmente, eles poderão assinar no prazo de 14 dias. E pronto!

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Quando posso usar uma assinatura eletrónica?

Você pode usar uma assinatura eletrônica para a maior parte dos documentos. De acordo com a lei, existem 3 tipos de assinaturas eletrônicas: simples, avançada e qualificada.

A assinatura eletrónica simples é usada para as transações mais básicas e que não envolvem informações sigilosas. Exemplos incluem abertura de conta bancária e contrato de prestação de serviço.

A assinatura avançada é mais segura que a anterior e requer que o signatário use um certificado digital para comprovar a sua autenticidade.

Já a assinatura qualificada é a mais segura, pois um documento pode ser assinado com recurso à QEZ . Ela é obrigatória para contratos de arrendamento, a maioria dos acordos com intermediários financeiros, acordo de cessação de contrato de trabalho, entre outros.

As assinaturas eletrónicas vieram para ficar. Elas são cada vez mais utilizadas por empresas devido à sua praticidade, segurança e conveniência. Caso tenha alguma dúvida sobre o tema, deixe o seu comentário!

 

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