Confira 3 técnicas para melhorar produtividade no trabalho
Movidos pela necessidade de concretizar metas e objetivos, muitos empreendedores e colaboradores integrados nos quadros de uma empresa procuram otimizar a forma como trabalham. Mais do que entregarem trabalho de qualidade, querem fazê-lo de forma rápida, poupando tempo para se dedicarem posteriormente a outras tarefas.
Se faz parte de uma empresa, ou lidera até uma equipa, já notou de certeza que o ritmo de cada um dos seus colaboradores varia: algumas pessoas conseguem otimizar o seu tempo e fazer tudo o que lhes foi pedido num prazo inferior ao que era suposto, enquanto outros prolongam o trabalho durante horas e horas, finalizando-o quando já deviam estar ocupados com outra tarefa.
Uma vez que acreditamos na otimização dos processos de produção no local de trabalho, dedicamos este artigo a algumas técnicas disponíveis para ser mais rápido naquilo que faz e, além de rápido, conseguir entregar trabalho de qualidade. Ao longo dos próximos parágrafos apresentamos 4 truques para acelerar o seu ritmo de produção.
3 técnicas para melhorar produtividade no trabalho
1 – Keep It Simple, Stupid
Também conhecido como KISS, a técnica de Keep It Simple, Stupid – Mantém as coisas simples, estúpido – vai ao assunto sem rodeios e planos à volta. Fazendo recurso ao conceito desenvolvido pela marinha norte-americana na década de 1960, o KISS diz que se quer ser mais produtivo com o tempo de que dispõe, a melhor coisa a fazer é valorizar a simplicidade e acreditar que a complexidade desnecessária deve ser descartada.
É um princípio geral que valoriza a simplicidade do projeto e defende que toda a complexidade desnecessária deve ser posta de lado: planilhas, calendários e ferramentas online. Serve como fórmula útil em diversas áreas como o desenvolvimento de software, a animação, a engenharia no geral e em planeamento estratégico. Também é aplicado na Literatura, na Música e nas Artes em geral.
De acordo com esta técnica, a maioria dos sistemas funcionam melhor se forem mantidos simples, ou seja, sem se complicarem ou tornarem mais complexos com o passar do tempo.
2 – Os 3 post-its
Para Neen James, especialista em produtividade, uma das técnicas mais eficientes e simples para apenas pela utilização de 3 post-its todos os dias. Para a especialista, o dia começa sempre por escrever em 3 post-its 3 coisas que precisam de ser feitas naquele dia e manter sempre os quadradinhos de papel consigo, vá para onde for.
Este pode não ser um método extremamente detalhado e profissional, mas a ideia aqui é incorporar a simplicidade do KISS com organização pessoal, para que possa priorizar as suas tarefas diárias e perceber como melhor se pode organizar para ter tudo feito no tempo certo. Além do mais, Neen James diz que os post-its a mantêm orientada e focada para aquilo que precisa de fazer, evitando que desperdice tempo ou se distraia com aquilo que não merece a sua atenção.
O segredo passa por entender que controlar a nossa produtividade não passa por controlar o tempo de que dispomos, mas sim a nossa concentração e dedicação para a tarefa que temos entre mãos.
3 – Chunking
De acordo com a psicologia, Chunking é um processo no qual peças individuais de informação são unidas para formar um todo com significado. Um chunk é definido como uma colecção de mais unidades elementares que se interligarem e foram armazenadas repetidamente na memória, agindo de forma coerente, integradas em determinados grupos.
Em termos de produtividade, o método chunking consiste em dividir tarefas em pequenas partes intercaladas. Uma das melhores formas de incorporar isto no nosso dia-a-dia passa por dividir o dia em atividades de 15 minutos, para que possamos intercala-las e mantermo-nos assim motivados.
Mesmo que não use a técnica dos post-its, é essencial que tenha sempre em mente as 3 tarefas que precisa mesmo de executar antes do fim da hora de expediente. No ponto alto do seu dia, identifique aquelas que são as três atividades não negociáveis, ou seja, as três coisas que vão orientar o seu trabalho durante o dia.
