Como a Automatização de Processos pode Transformar a sua Empresa
De acordo com um relatório intitulado The Sorry State of Digital Transformation in 2018 da Forrester, até 22% das empresas ainda não têm processos e automação de fluxo de trabalho. Estes são aspectos críticos para a satisfação do cliente e para o aumento das receitas.
Se deseja ter uma lista crescente de clientes satisfeitos, tem de começar a concentrar-se na excelência dos processos. A automatização de processos empresariais é uma forma simples e eficaz de iniciar esse caminho.
O que é a automatização de processos empresariais?
A automatização de processos empresariais é a utilização de tecnologia para automatizar tarefas manuais e repetitivas, de modo a que os funcionários se possam concentrar em tarefas críticas. A automatização dos processos empresariais minimiza os custos, aumenta a eficiência e optimiza os processos, desde os mais simples aos mais complexos.
A automatização de processos empresariais não deve ser confundida com a gestão de processos empresariais, que é uma disciplina mais alargada que envolve a gestão de processos complexos em toda a organização, utilizando diferentes metodologias.
Exemplos de automatização de processos empresariais
A automatização de processos empresariais refere-se à utilização de tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e manuais em processos empresariais, resultando numa maior eficiência, precisão e redução de custos. Exemplos desta prática incluem a integração de empregados, ordens de compra, serviço ao cliente, processos de RH, marketing e vendas, contabilidade e finanças, introdução de dados e gestão.
Para uma melhor compreensão da automatização dos processos empresariais, eis alguns casos de utilização.
- Integração de empregados
Embora a contratação de funcionários possa parecer um processo sem complicações, envolve várias tarefas. Preencher os formulários de informação dos empregados, organizar sessões de indução, organizar sessões de formação, criar contas bancárias, recolher documentos relevantes e atribuir mentores são apenas algumas das actividades envolvidas.
Sem automatização, todo o processo pode tornar-se bastante caótico e resultar em:
Papelada sem fim
Falta de algumas tarefas
Insatisfação dos empregados
Baixa produtividade
A aplicação da automatização dos processos empresariais à integração dos empregados assegurará transições suaves de uma tarefa para a seguinte, mantendo os empregados relevantes informados e proporcionando visibilidade sobre o estado do processo.
- Ordens de compra
Os pedidos de ordem de compra são processos recorrentes na maioria das organizações. A equipa requerente preenche um formulário e envia-o para a equipa de compras. A autoridade de aprovação examina então o pedido e rejeita-o se a informação for inadequada ou se existirem restrições orçamentais.
O pedido é então devolvido à equipa requerente. Se for aprovado, é criada uma ordem de compra e são enviadas cópias para o fornecedor e para a equipa de inventário.
Sem automatização, podem surgir os seguintes problemas:
Atraso na aprovação do pedido de compra
Produtividade afectada
Registos incompletos
Erros no pedido de compra
Erros na recepção dos fornecimentos
Uma plataforma de automatização de processos empresariais pode ajudar a melhorar a responsabilidade, a transparência e permitir o registo de dados precisos, que podem ser acedidos pelas partes interessadas relevantes quando necessário. Além disso, manterá todas as comunicações relacionadas com o processo no âmbito do fluxo de trabalho para tornar a execução mais fácil e rápida.
Porque é que deve automatizar os processos empresariais?
Eis algumas razões convincentes para automatizar os seus processos empresariais.
- Passo para a transformação digital
A transformação digital pode parecer um objectivo muito ambicioso para as organizações que ainda não estão nesse caminho. A automatização dos processos empresariais pode ser um trampolim para a adopção dessa cultura de transformação contínua. Pode começar com alguns processos que necessitam claramente de correcção de rumo e ir aumentando gradualmente.
- Obter mais clareza
A automatização dos processos empresariais exige uma certa clareza sobre o processo logo na fase de concepção. Se não conhecer as tarefas envolvidas e as pessoas responsáveis pela execução do processo, não pode conceber e automatizar o fluxo de trabalho de forma eficaz.
Além disso, o mapeamento de processos pode proporcionar clareza a todos os funcionários e servir também como recurso de formação. As informações obtidas através da análise de um processo automatizado podem mostrar claramente a diferença entre o processo comercial actual e o que deveria ser idealmente.
- Simplificar os processos
Um dos grandes resultados de um sistema de automatização de processos é a simplificação dos processos. A responsabilização clara, as notificações personalizáveis, as informações valiosas e os tempos de resposta mais rápidos facilitam a eliminação de actividades supérfluas e a concentração em tarefas que acrescentam valor.
- Obter registos de conformidade
Com a automatização dos processos empresariais, todos os detalhes de um determinado processo empresarial são registados. Esta informação pode ser apresentada para demonstrar a conformidade durante as auditorias.
- Normalizar operações
Quando automatiza um processo empresarial, pode esperar sempre um padrão consistente de resultados. A normalização ajuda a posicionar a sua organização como fiável, o que, por sua vez, pode ajudar a aumentar a sua base de clientes.
- Aumentar a satisfação do cliente
A satisfação do cliente é um factor diferenciador fundamental em qualquer sector. Concentrar-se na excelência operacional e de processos ajuda-o a exceder as expectativas dos clientes com facilidade. Quando cumpre consistentemente os padrões prometidos, é mais provável que os clientes desenvolvam uma preferência pela sua empresa.
Que processos empresariais devem ser automatizados?
A automatização de processos empresariais não se restringe a um punhado de funções. Alguns factores que podem indicar a necessidade de automatização incluem
Elevado volume de tarefas
Necessidade de várias pessoas para executar as tarefas
Natureza sensível ao tempo
Impacto significativo noutros processos e sistemas
Necessidade de conformidade e de pistas de auditoria
Se uma actividade satisfaz todos os critérios acima enumerados, é muito provável que tenha de automatizar o seu processo empresarial.
Para lhe dar uma ideia mais clara, eis alguns processos normalmente automatizados nas organizações.
Notificações por correio electrónico e push
Suporte de helpdesk
Criação de estudos de caso de clientes
Agregação e migração de dados
Cópia de segurança e restauro
Pedidos de férias dos empregados
Aprovisionamento
Processos de call center
Ordens de venda
Controlo do tempo e da assiduidade
Folha de pagamento
Facturação
Cobranças
Lançamento de produtos
Incentivo aos clientes potenciais
Vantagens da utilização de ferramentas de automatização de processos empresariais
Depois de ter automatizado os seus processos empresariais, pode contar com várias vantagens.
Verá um aumento da produtividade devido a um melhor acesso. As ferramentas de automatização de processos empresariais baseadas na nuvem armazenam os seus dados numa base de dados central. Isto ajuda-o a aceder aos dados a partir de qualquer local ou dispositivo, sempre que precisar deles.
Os seus processos empresariais tornar-se-ão muito mais transparentes. Pode acompanhar e monitorizar os processos durante a sua execução, o que pode melhorar a responsabilidade e a visibilidade.
A capacidade de monitorizar processos em movimento também o ajudará a estar atento a erros, corrigindo-os à medida que ocorrem. Os relatórios de desempenho fornecem-lhe informações para que possa tomar medidas preventivas contra erros recorrentes.
Numa perspectiva de longo prazo, começará a notar tempos de resposta mais rápidos e uma redução nos custos devido a menos intervenções manuais.
Estará também em posição de melhorar a afectação da sua força de trabalho, uma vez que a aplicação tratará de todas as tarefas recorrentes mundanas. Desta forma, pode redireccionar os seus empregados para tarefas que requerem esforço e discernimento humanos.
Um sistema de automatização de processos empresariais permitirá, em última análise, aumentar a eficiência da empresa. Uma vez que se baseia na noção de melhoria contínua dos processos, os níveis de eficiência continuarão a aumentar em resposta.
Melhores práticas para a automatização dos processos empresariais
O simples facto de se inscrever numa ferramenta de automatização de processos empresariais pode não garantir o sucesso. Terá de adoptar uma abordagem pragmática e completa para automatizar os seus processos empresariais.
Eis algumas dicas sobre como fazer da automatização um sucesso:
Comece com uma compreensão clara das tarefas envolvidas, quem é responsável e quando cada tarefa deve ser executada.
Certifique-se de que tem objectivos claramente definidos quando automatizar um processo empresarial. Isto poupará muito tempo na correcção do curso.
Meça os resultados com uma abordagem faseada. Muitas organizações ficam desiludidas quando os resultados não se materializam de um dia para o outro.
Invista tempo suficiente na formação dos funcionários e tenha em conta um período de adaptação.
Adoptar uma perspectiva de longo prazo para obter um bom ROI.
Use soluções prontas quando disponíveis.