Quais são os benefícios do software de Recursos Humanos?
Os preconceitos de longa data sobre o departamento de recursos humanos estão a mudar. Estas equipas estão a ser cada vez mais reconhecidas pelo seu importante papel na criação de valor estratégico para o negócio – e o mesmo acontece com a tecnologia, como o software de RH.
Há mais de 20 anos que a consultora Sierra-Cedar realiza um inquérito sobre sistemas de RH que mede a adoção de tecnologia pelos profissionais de recursos humanos. O relatório de 2020 inclui informações de 1892 empresas com mais de 22 milhões de trabalhadores.
Uma das principais conclusões é o aumento de 20% no número de inquiridos que consideram que os RH contribuem com um valor estratégico, sendo que os executivos das empresas têm 25% mais probabilidades de considerar os RH como estratégicos, mesmo quando comparados com os do próprio departamento.
Existe uma ligação entre esta visão e a utilização mais alargada de software de RH, como por exemplo o Sesame RH, com o inquérito a afirmar que “elevar a perceção dos RH e investir em abordagens específicas à estratégia de tecnologia de RH, integração e gestão da mudança está correlacionado com aumentos de 15% ano após ano nos resultados globais”.
Porquê software de Recursos Humanos?
Os princípios da gestão do capital humano ditam que a maioria das pessoas dentro de uma organização irá interagir com o software de RH em algum momento das suas carreiras.
É utilizado pelos empregados para gerir os muitos assuntos importantes que não estão diretamente relacionados com os seus empregos, mas que fazem parte da experiência do empregado, incluindo tempo livre, benefícios, folhas de pagamento e muito mais.
É utilizado por profissionais de recursos humanos e líderes do departamento para simplificar o processo de recolha e manutenção de dados exactos relacionados com os empregados e para garantir que a empresa está em conformidade com a legislação em matéria de saúde, segurança e trabalho.
Os gestores utilizam o software de RH para ajudar os empregados a desenvolver novas competências e a progredir nas suas carreiras e para acompanhar o seu desempenho, assim como para agendar o trabalho dos empregados e tomar nota de quaisquer problemas no local. As equipas financeiras apreciam relatórios sobre a conformidade fiscal, despesas com salários e benefícios e análise de efectivos para projetar custos futuros.
E nas organizações líderes, muitas pessoas em toda a empresa utilizam os dados dos sistemas de RH para melhorar a experiência dos empregados.
De facto, o relatório da Sierra-Cedar conclui que as aplicações de RH são fundamentais para a capacidade de uma organização gerir a produtividade e a cultura da força de trabalho, ao mesmo tempo que regula a utilização de dados sensíveis da força de trabalho.
O software de RH simplifica os processos e simplifica a gestão de pessoas, poupando-lhe (e a todos os outros) muito tempo. Gastando menos tempo com a administração manual, pode concentrar-se nas coisas que mantêm os seus empregados felizes e concentrados no trabalho.
O recurso mais valioso e importante da sua empresa não é o seu edifício de escritórios ou o seu armazém, são as pessoas que lá trabalham. É por isso que faz todo o sentido, em termos empresariais, cuidar dos seus empregados e ajudá-los a trabalhar no seu melhor. Como Richard Branson disse uma vez: “Cuidem dos vossos funcionários e eles cuidarão dos vossos clientes. É tão simples quanto isso”.
Na sua forma mais simples, o software de RH – por vezes conhecido como um HRIS, ou sistema de gestão de recursos humanos – é uma ferramenta que simplifica os sistemas e, essencialmente, torna a gestão de pessoas mais fácil e mais rápida.
Para tal, automatiza processos que poderiam exigir muita administração em papel ou através de uma folha de cálculo, como o pedido e a aprovação de férias. O software de RH ajuda-o a manter um registo das tarefas, dados e processos envolvidos na gestão de pessoas.
11 benefícios do software de Recursos Humanos
Eficiência e produtividade
A investigação da Sierra-Cedar mostra que quase 80% das organizações estão a utilizar software de RH para facilitar a recolha de informações ou aumentar a eficiência dos processos. Não há dúvida de que as empresas com sistemas HRMS sofisticados obtêm ganhos significativos na retenção de talentos, libertando o pessoal de RH para projectos de valor acrescentado e minimizando os resultados das auditorias.
Experiência/moral dos empregados
Muitos profissionais de RH viram os títulos dos jornais. Uma sondagem Gallup, muito publicitada, calculou que a percentagem de trabalhadores empenhados em 2020 era de apenas 36%, em média.
O maior declínio no envolvimento dos funcionários ocorreu entre os que ocupavam cargos de gestão ou liderança e, entre outras tendências, foi mais pronunciado para os que trabalhavam no local do que em casa.
As ferramentas de comunicação interna encontradas no software de RH desempenham um papel importante na melhoria da experiência dos funcionários. Alguns exemplos incluem medir regularmente o sentimento com inquéritos de pulso, ligar as pessoas a aplicações que permitem o reconhecimento pelos pares e oferecer descontos em benefícios através da gamificação.
Desenvolvimento/retenção de funcionários
O maior investimento em software de RH para as organizações inquiridas pela Sierra-Cedar é em ferramentas de gestão de talentos; as principais funcionalidades procuradas são o recrutamento, a integração e a gestão do desempenho.
Este facto não é surpreendente, uma vez que as organizações despendem muito tempo e dinheiro a conseguir que as pessoas trabalhem para elas: A Society for Human Resources Management (SHRM) concluiu que, em média, as novas contratações custam a uma empresa 4.219 dólares e que são necessários 42 dias, em média, para preencher uma vaga.
Conseguir boas pessoas é importante, mas mantê-las é ainda mais importante – a experiência e a funcionalidade moral mencionadas acima contribuem para os esforços de retenção.
Redução de custos
A gestão dos custos dos salários e das prestações sociais é uma prioridade máxima para todas as organizações, uma vez que os salários, os impostos sobre os salários e as prestações sociais estão geralmente entre as rubricas mais importantes.
Os sistemas de gestão de RH oferecem às equipas de recursos humanos uma série de formas de poupar, sem prejudicar a experiência dos colaboradores. Por exemplo, o aumento do custo dos seguros de saúde. Ao controlar melhor os dados relativos às prestações, uma empresa tem mais poder para negociar os preços com as operadoras.
Além disso, a funcionalidade de gamificação incentiva e facilita aos empregados o desenvolvimento de hábitos de vida saudáveis para acederem a recompensas e descontos nos prémios – o que beneficia o empregador.
Redução de erros
A automatização do processamento de salários é uma área de grande valor para as pequenas empresas, uma vez que a introdução manual de dados resulta na maioria dos erros de processamento de salários. Para além do tempo necessário para corrigir os erros, os erros na retenção de impostos expõem a empresa a penalizações do IRS.
Conformidade regulamentar
Certificar-se de que a empresa está a cumprir os regulamentos a nível estatal e federal é, desde há muito, da responsabilidade dos recursos humanos – e esse trabalho está a aumentar.
Os RH devem agora ter em conta as violações da conformidade dos RH resultantes de tudo, desde as violações da cibersegurança a modelos de trabalho totalmente novos e alterações às leis laborais resultantes da pandemia.
As organizações relatam uma elevada taxa de sucesso na utilização dos seus sistemas de RH para monitorizar as necessidades de conformidade, com 69% das organizações de RH no inquérito da Sierra-Cedar a afirmarem que estão a utilizar eficazmente os seus sistemas de RH para monitorizar e comunicar a conformidade.
Controlo da assiduidade
As fraudes com cartões de ponto acontecem e custam tempo e dinheiro às organizações.
As fraudes podem ir desde as longas pausas para almoço, ao “buddy punching”, quando um amigo marca o ponto para um empregado que está atrasado, até à faturação de horas que não foram efetivamente trabalhadas.
Os sistemas de relógio de ponto exigem que os empregados passem os seus cartões de identificação para picar o ponto, o que elimina alguns desses problemas. Acrescentam outra camada de segurança ao exigirem a aprovação do gestor e também podem ser configurados para enviar alertas aos gestores se os horários não estiverem a bater certo.
Administração de benefícios simplificada
O processo de conceção e gestão dos benefícios dos empregados é complexo, mesmo para as pequenas empresas. De facto, o custo do seguro de saúde surge como o maior problema para as pequenas empresas em vários estudos, incluindo as empresas muito pequenas inquiridas pelo investigador de cuidados de saúde The Commonwealth Fund.
Entre 500 proprietários de pequenas empresas que oferecem cobertura de saúde aos seus empregados, o custo da cobertura de saúde para os empregados foi citado como o desafio n.º 1, à frente da atração de novos clientes e de outras questões.
Acompanhar a evolução das regras e regulamentos governamentais e o tempo necessário para a administração e a documentação também constituem um desafio.
A funcionalidade de administração de benefícios no software de RH automatiza os cálculos de elegibilidade dos benefícios, permite que os funcionários escolham a cobertura e integra-se com a folha de pagamentos para garantir que o montante correto é deduzido do salário do funcionário. Isto é mais exato e poupa tempo.
Segurança dos dados
Os RH, em colaboração com a equipa de comunicação interna, devem garantir que as políticas de segurança relevantes são mantidas actualizadas e que os empregados sabem como identificar e o que fazer com, por exemplo, e-mails de phishing que contenham anexos ou ligações maliciosas.
Os processos de software de RH mantêm as políticas actualizadas e garantem que os empregados as assinaram. Do lado dos RH, o sistema fornece acesso baseado em funções e regras no sistema que impedem o acesso não autorizado aos dados dos funcionários.
Entre as causas mais comuns e dispendiosas de violações: Contas e credenciais de funcionários roubadas ou comprometidas, de acordo com o inquérito 2020 Cost of a Data Breach (Custo de uma violação de dados) da IBM.
Métricas
O acesso a métricas para análise é fundamental para a gestão dos custos de RH, a gestão dos riscos de conformidade e um maior envolvimento dos colaboradores. A principal fonte dessas informações é o sistema de RH.
De facto, a investigação da Oracle mostra que os RH podem estar a ultrapassar as finanças como uma função orientada para a análise. As equipas de RH estão a utilizar dados para determinar os planos futuros da força de trabalho e prever a rotatividade em funções críticas. O fácil acesso a dados precisos e que podem ser visualizados em tempo real ajuda a empresa a ligar as métricas aos objectivos empresariais.
Por exemplo, as organizações que estão a tentar controlar os custos de recrutamento podem facilmente seguir métricas cruciais, como o tempo de contratação e o custo por contratação, juntamente com as rotações voluntárias e involuntárias. Isto ajuda a associar os custos à qualidade da contratação.
Melhoria da tomada de decisões
Quando os profissionais de RH não gastam muito tempo em tarefas administrativas e podem confiar que os benefícios diários, os salários e a administração do pessoal são exactos, podem concentrar-se em melhorar a experiência geral dos empregados.
Se o administrador de benefícios não estiver a tentar garantir a conformidade e a fornecer relatórios, pode procurar novas formas de educar e envolver a força de trabalho nos benefícios disponíveis, aumentando assim o moral e ajudando na retenção.
