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E se todo o seu escritório coubesse dentro do telemóvel?

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E se todo o seu escritório coubesse dentro do telemóvel?

 

A afirmação parece um tanto ao quanto ousada, mas não é por acaso que dizemos que é possível ter um escritório dentro do telemóvel. Com o avançar da tecnologia, há aplicativos que condensam uma série de funções, servindo como verdadeiros canivetes suíços do mundo digital. Qualquer dia, quem sabe, talvez também sejam abre-latas.

Por enquanto, contentamo-nos com aquilo que já é possível. Graças a todas as funcionalidades do smartphone, não precisa de estar em casa ou no trabalho para responder a um e-mail ou consultar um documento importante. O escritório segue-o  para todo o lado e é tão pequeno que até cabe no bolso.

Se é daqueles que diz que não é bem a mesma coisa, pois não nos atrevemos a discordar. De facto, é bem mais confortável estar sentado a responder aos e-mails, mas nem sempre isso é possível. Quando andamos de um lado para o outro, não há nada melhor do que ter o que precisamos na ponta dos dedos. O truque está em escolher as aplicações certas ou, por outras plavaras, que sejam capazes de substituir tudo aquilo que está no escritório físico. Ora vejamos.

Aplicativos que transformam o seu telemóvel num escritório

O arquivo

Trabalha com muitos documentos, tem pastas e mais pastas e ainda assim nunca encontra nada? Pois talvez o melhor seja digitalizar tudo e depois guardar numa drive online. Qual a vantagem? Além de poder aceder aos documentos onde e quando quiser no tablet, no telemóvel ou no computador, poderá sempre recorrer ao motor de pesquisa oferecido por estas ferramentas. Existem vários aplicativos deste género, mas os mais conhecidos são a Dropbox ou o Google Drive. Para digitalizar documentos com o telemóvel pode usar o também gratuito CamScanner.

A agenda

Se alguma vez perdeu uma agenda ou se esqueceu dele em casa numa viagem de negócios, sabe provavelmente o quão desesperante pode ser. Por muito boa memória que tenhamos, não há quem se lembre de tudo. A juntar a isto, é lá que muitas vezes deixamos notas pessoais ou vamos anotando contactos que nunca chegamos a guardar no telemóvel. Não vamos recomendar nenhuma ferramenta de contactos, mas existem vários aplicativos de agenda que funcionam via registo de e-mail. Mesmo que o telemóvel se estrague, nunca perderá os compromissos já que eles estarão associados ao seu perfil. Experimente, por exemplo, o Any.do.

O livro de contas

Manter os gastos debaixo de olho e contabilizar as despesas não é tarefa fácil, mesmo quando temos um livro próprio para isso. Para que não gaste mais do que é suposto e não tenha problemas com o orçamento, existem aplicativos de gestão de finanças que ajudam a que não gaste mais do que aquilo que deve. Um deles é o Expensify, uma app extremamente simples que funciona de forma integrada com o computador. Assim, poderá consultar os gastos quer esteja no smartphone ou no PC.

 

A estante

Na estante cabem muitas coisas, mas aquela a que associamos de imediato são os livros. Como meter um livro dentro do smartphone? É  simples e não cabe só um, mas vários. Graças a aplicativos como o Kindle ou o iBooks,  terá acesso a uma infinidade de obras que passam a estar disponíveis à distância de um toque. O melhor de tudo é que pode aumentar a estante virtual sempre que quiser, adquirindo um novo livro no espaço de minutos. Quanto à obra em si, a escolha é sua: pode descarregar livros técnicos ou, se preferir, optar por um romance para se entreter na viagem.

Os post-its

É daquelas pessoas que tem post its espalhados por tudo o que é parte? Se andar de um lado para o outro pode levar o bloquinho atrás, mas não terá um sítio para os colocar. Por este motivo, o melhor talvez seja optar por uma ferramenta que permita tirar notas. No mercado há várias e a maioria são gratuitas. Falamos, por exemplo, do GoKeep ou do Notepad.

Os favoritos

Quando estamos no computador, é fácil ir marcando os artigos que nos parecem interessantes, colocando-os  nos favoritos. Graças à sincronização do Google Chrome, esses favoritos estão acessíveis também nos dispositivos móveis. Todavia, se preferir existem aplicativos como o Pocket onde pode colocar tudo o que está na Internet e lhe parece importante de forma fácil e organizada.

Microsoft Office

É verdade que escrever um texto no telemóvel não é a mesma coisa que escrever um texto no computador ou que editar uma folha Excel pode ser muito mais desafiante com as pontas dos dedos. Ainda assim, quando só temos de escrever um parágrafo ou fazer pequenas alterações a um documento, compensa ter à mão os aplicativos do Microsoft Office.

Gestão de equipas

Quando está no escritório lá do trabalho, é fácil distribuir tarefas. Quando se ausente por uns tempos, também tem sempre o e-mail para responder. Mas, e quando o período de ausência é maior do que o desejável? Graças ao telemóvel, pode manter-se sempre em contacto e continuar a distribuir tarefas. Como? Através de aplicativos como Trello. Servindo como organizador de projetos, esta aplicação permite aumentar a eficiência e otimizar o workflow para que todos nos mantenhamos produtivos, mesmo quando só temos o telemóvel à mão.

 

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